Uusi vuokralainen valittaa huonosta loppusiivouksesta – miten vuokranantajan kannattaa toimia?

Vuokralainen laittoi viestiä heti muuttopäivänsä jälkeen. Hänen mukaansa asunnon keittiön kaapit olivat likaiset, kylpyhuoneen lattia tahmainen ja jääkaapissa vanhan vuokralaisen murusia. Onko edellinen vuokralainen hoitanut loppusiivouksen kunnolla?

Tämä on tuttu tilanne monelle asuntosijoittajalle. Vaikka vuokrasopimuksissa usein lukee, että vuokralaisen tulee siivota asunto huolellisesti pois muuttaessaan, käytännössä loppusiivouksen taso voi vaihdella suurestikin ja näkemykset ”puhtaudesta” vielä enemmän.

Miten vuokranantajana tulisi reagoida, kun uusi vuokralainen kokee, että edellinen ei ole jättänyt asuntoa riittävän siistiin kuntoon? Tässä blogissa käymme käytännönläheisesti läpi, mitä asioita tilanteessa kannattaa ottaa huomioon ja miten se hoidetaan mahdollisimman sujuvasti kaikkien osapuolten kannalta.

Ymmärrä, mistä on kyse – objektiivisuus ennen reaktiota

Kun uusi vuokralainen ilmoittaa, että asunto oli likainen, on ensimmäinen askel ottaa asia vastaan ja alkaa tarkastelemaan mistä valituksessa oikeastaan on kyse.

Pyydä vuokralaista kertomaan mahdollisimman tarkasti, mitä hän pitää puutteellisena. 

Esimerkiksi:

• Minkä tilojen siisteystasossa on ongelmaa?
• Onko kyse pintapölystä, tahroista, roskista vai jostain muusta?
• Onko hän ehtinyt jo itse siivota vai onko asunnon alkuperäinen kunto vielä nähtävissä?

Pyydä vuokralaista ottamaan kuvia tai videota sotkusta, jotta on näyttää edelliselle vuokralaiselle konkretiaa sotkusta. Dokumentaatio auttaa arvioimaan tilannetta auttaa myös tulkitsemaan tilannetta. Samalla voit vertailla kuvia mahdollisesti aiemmin otettuihin kuviin (esimerkiksi muuttotarkastuksen yhteydessä).

Tarkasta dokumentaatio ja vuokrasopimus

Kun vuokralaisen valitus on selvillä, seuraavaksi vuokranantajan kannattaa tarkastaa oma dokumentaatio. Tämän vaiheen tarkoitus on selvittää, oliko siivousvelvoitteet sovittu riittävän selkeästi ja täyttyivätkö ne.

Ensimmäisenä: mitä vuokrasopimuksessa lukee loppusiivouksesta? Useimmissa sopimuksissa mainitaan, että asunnon on oltava siisti ja tyhjä. Jos käytössä on ollut vuokralaiselle osoitettu muuttosiivouslista, tarkista mitä siihen oli kirjattu.

Kohta meidän vuokrasopimuspohjastamme:

”Muuttopäivä on sopimuksen päättymispäivä, jolloin huoneisto on luovutettava tyhjennettynä ja siivottuna kokonaan vuokranantajan käytettäväksi. Jos huoneiston loppusiivous on tekemättä tai huoneiston kunto ei muutoin vastaa tässä vuokrasopimuksessa sovittua, vuokranantaja saa pidättää siivous- ja korjauskulut vuokravakuudesta.”

Toiseksi: onko olemassa valokuvia asunnon kunnosta edellisen vuokralaisen poismuuton jälkeen? Muuttotarkastukset (joko omatoimisesti tehtynä tai vuokravälittäjän toimesta) voivat tarjota tärkeää näyttöä siitä, missä kunnossa asunto oli ennen uuden vuokralaisen muuttoa.

Kolmanneksi: jos siivouksesta on vastannut ulkopuolinen siivouspalvelu, tarkista löytyykö siivouksesta lasku, työmääräys tai palaute. Jos palvelu on toteutettu, mutta uusi vuokralainen ei ole tyytyväinen lopputulokseen, vastuu ei todennäköisesti ole vuokranantajalla, mutta tilanne voi silti vaatia korjausliikkeitä.

Hyvin hoidettu dokumentointi voi auttaa ratkaisemaan tilanteen.

Kommunikoi avoimesti

Kun sinulla on tiedossa, mistä valituksessa on kyse ja mitä dokumentaatiota tilanteesta löytyy, on aika palata vuokralaisen yhteydenottoon.

Tärkeää on, että vuokralaiselle vastataan nopeasti ja ystävällisesti. Pelkkä kuittaus ei riitä vuokralainen haluaa kokea, että hänen huolensa otetaan tosissaan. Samalla on tärkeää, ettei vuokranantaja syyllisty liian hätäisiin lupauksiin ennen kuin kaikki faktat ovat selvillä.

Voit esimerkiksi sanoa:

“Kiitos ilmoituksesta ja yksityiskohtaisesta kuvauksesta. Tilanne kuulostaa ei toivotulta ja tarkistan, mitä tietoa meillä on edellisen vuokralaisen loppusiivouksesta ja palaan tämän jälkeen asiaan mahdollisimman pian.”

Jos dokumentaatio tukee väitettä puutteellisesta siivouksesta, voit ehdottaa esimerkiksi seuraavia:

• ammattisiivousta vuokranantajan kustannuksella
• hyvitystä seuraavan vuokran yhteydessä
• siivoustarvikkeiden hyvittämistä, jos vuokralainen siivoaa itse

Jos taas dokumentaatio osoittaa, että siivous oli tehty sovitulla tavalla tai vuokralainen on jo itse siivonnut ennen yhteydenottoa, kannattaa olla ystävällinen ja selkeä:

“Ymmärrän, että asunnon lähtötilanne ei vastannut odotuksiasi. Asunnosta on otettu kuvat juuri ennen muuttoa ja niiden perusteella asunto oli siivottu hyvällä muuttosiivouksen tasolla. Pahoittelen silti tilannetta ja toivon, että viihdyt uudessa kodissasi.”

Mikäli on mahdollista, voit antaa pienen hyvityksen vuokraan esimerkiksi 20€ hyvitykseen moni vuokralainen on tyytyväinen.

Kuka vastaa? Ratkaisuvaihtoehdot tilanteen mukaan

Yksi yleisimmistä kysymyksistä tässä tilanteessa on: kenen vastuulla mahdollinen epäonnistunut loppusiivous lopulta on ja kuka korvaa?

Edellinen vuokralainen

Jos vuokrasopimuksessa on mainittu, että loppusiivous kuuluu vuokralaiselle ja se on laiminlyöty, vuokranantajalla on periaatteessa oikeus vaatia siivous tehtäväksi tai siivouskulut maksettavaksi. Tämä vaatii kuitenkin sen, että siivouksen puutteet ovat dokumentoitu heti poismuuton jälkeen.

Jos valitus tulee vasta uuden vuokralaisen muuton jälkeen, on käytännössä vaikea osoittaa, mikä oli edellisen vuokralaisen vastuulla ja mikä uuden toimia.

Vuokravälittäjä tai vuokrauspalvelu

Jos käytössä on ollut ulkopuolinen vuokrauspalvelu ja palveluun on kuulunut myös loppusiivouksen valvonta, vastuu voi osittain siirtyä heille. Tällöin kannattaa olla yhteydessä palveluntarjoajaan ja pyytää heidän näkemystään tilanteeseen ja mahdollisia kuvia tai tarkastuslomakkeita.

Vuokranantaja

Jos vuokranantaja ei ole tarkastanut asuntoa edellisen vuokralaisen muuton jälkeen eikä ole dokumentoinut tilannetta, tilanne jää helposti ”sana sanaa vastaan” -asetelmaksi. Tällöin pallo on lopulta vuokranantajalla ja usein käytännöllisin ratkaisu on hoitaa siivous kuntoon ja tehdä parannuksia prosessiin tulevaisuutta varten.

Mitä voi tehdä tilanteen ratkaisemiseksi?

• Tilata ammattisiivous omakustanteisesti
• Hyvittää osa vuokrasta (esim. siivouskulun verran)
• Tarjota vuokralaiselle mahdollisuus siivota ja saada korvaus tarvikkeista tai ajasta
• Dokumentoida lopputulos ja päivittää omat toimintamallit

Tärkeintä on säilyttää vuokrasuhde luottamuksellisena ja ratkaista tilanne niin, että molemmat osapuolet voivat jatkaa tyytyväisinä.

Ennaltaehkäisy tuleviin tilanteisiin

Tämäntyyppiset tilanteet ovat usein vältettävissä tai ainakin helpommin hallittavissa, kun vuokranantajalla on käytössä selkeä prosessi ja riittävä dokumentointi.

Lisää vuokrasopimukseen tarkka kirjaus loppusiivouksesta. Määrittele, että siivouksen tulee sisältää esimerkiksi:

Tarkista asunto ennen uuden vuokralaisen muuttoa tai pyydä poismuuttavaa vuokralaista tekemään muuttotarkastus itse, sekä ottamaan kattavat kuvat tyhjästä ja siivotusta asunnosta.

Voit esimerkiksi jo avainten luovutuksen yhteydessä kysyä vuokralaiselta, vaikuttaako asunto siistiltä. Jos ongelmia havaitaan heti, niihin voi reagoida saman tien, kun vastuunjako on vielä selkeä.

Yhteenveto

Huonosti siivottu asunto uuden vuokralaisen muuttaessa sisään voi helposti tuntua harmilliselta välikohtaukselta mutta lähtökohtaisesti tilanne on helposti ratkaistavissa.